In English
:: О компании :: Портфолио :: Основные услуги :: Дополнительные услуги :: Информация

Системы автоматизации (CRM, ERP, PRM, SFA)

Сейчас системы автоматизации все чаще и чаще интегрируются в бизнес процесс современных компаний, появились же эти системы несколько десятков лет назад.

В данной статье мы рассмотрим несколько групп таких систем автоматизации, чтобы понять, в чём суть их работы и для чего они нужны в бизнесе.

CRM: система управления взаимодействием с клиентами

Название CRM образовано от английского Customer Relationship Management System. Эта система представляет собой систему управления взаимодействия с клиентами. Она направлена на повышение уровня продаж, повышение уровня обслуживания, анализ результата заключённых сделок и так далее. Её отличает единый архив, где находится вся информация, как о прошлых, так и о будущих планах работы. К каналам взаимодействия здесь относятся электронная почта, телефонные звонки, рекламные ссылки и прочее. Это даёт возможность анализировать представленную информацию, составлять на её основе списки наиболее значимых клиентов.

Благодаря такой системе можно быстро и просто получить доступ к информации о любом клиенте компании. Это позволяет сделать выводы о том, насколько хорошо сложились деловые отношения с этим клиентом, стоит ли ему доверять в дальнейшем или внести в чёрный список. Таким образом, объектом данной системы является клиент, следовательно, её целью будет поддержка взаимоотношений с ним. Поддержка заключается в хранении и анализе информации о клиенте. Помимо этого, система учитывает и продажи, управление качеством товаров, повышение квалификации сотрудников и так далее. Правда стоит отметить, что на CRM-систему не стоит полностью полагаться, так как она нужна для того, чтобы помогать в работе с клиентами, но не может решить всех вопросов по определению стратегии компании.

Одним из вариантов/модификацей CRM систем являются системы управлением продажами (SFA от Sales Force Automation) и системы управления взаимоотношениями с партнерами (PRM от Partner Relationship Management).

СЭД: система электронного документооборота

Как, наверняка, знаете документооборотом является движение документов в организации с того момента, когда они были созданы вплоть до завершения их исполнения. Этот процесс включает справочную работу, регистрацию и рассылку, хранение документов и так далее. Система автоматизации документооборота решает задачи по работе с документами. Таким образом, ещё в прошлом веке люди пытались решить проблему использования бумаги, заменив все документы на их электронные варианты. Запись данных, как уже ясно, происходит на магнитных или других носителях информации. Любой электронный документ подписывается специальной подписью, что даёт гарантию подлинности данного документа, защищает его от злоумышленников.

Особенностью электронного документооборота является однократная регистрация документа. Это позволяет не допускать ошибок в идентификации, ведь если регистраций было бы больше, то появилась бы вероятность запутаться в их бессчетном количестве. Выполнять можно несколько операций, что экономит время. Согласитесь, если есть возможность работать с несколькими документами одновременно, то почему бы ей не воспользоваться? Более того, СЭД позволяет следить за действиями тех, кто работает с документом. Причём, если на разных этапах процесса движения за работу берутся разные люди, система наглядно отразит любые изменения, внесённые тем или иным сотрудником. Это позволяет определить меру ответственности за выполнения действий рабочего персонала. База данных системы является единой структурированной единицей, что исключает вероятность появления копий документов. Чтобы найти документ достаточно знать фразу в нём, его название, номер или любой другой признак, позволяющий однозначно определить его в базе. Система позволяет составлять отчёты, что помогает анализировать процесс движения документа и на основе полученных данных делать соответствующие выводы о проделанной работе.

ERP: система планирования ресурсов предприятия

Название ERP образовано от английского Enterprise Resource Planning System. Эта система управления ресурсами предприятия позволяет управлять как внешними, так и внутренними ресурсами. Система позволяет управлять потоками информации внутри предприятия и поддерживать связь с другими компаниями.

Что же даёт использование ERP-системы?

Это позволяет следить за потоками заказов, проводить производственное планирование. Данные системы используют единый архив информации. Любой сотрудник, имеющий доступ к ней, может воспользоваться информацией в интересах фирмы. Это позволяет ему, к примеру, вести спецификации изделий или планировать потребности предприятия, осуществлять ведение договоров, вести учёт запасов, рационально использовать финансовые средства.

Некоторые отличительные особенности ERP

Документы ERP являются исключительно машиночитаемыми, в то время как СЭД может давать и так называемые человекочитаемые документы (не коды, а простые слова, понятные каждому человеку).

ERP-системы также являются весьма сложными продуктами, их установка и настройка требует очень много времени. Не говоря уже о том, что их ассортимент не ограничивается двумя-тремя вариантами, что значительно усложняет выбор. Необходимо учесть все нюансы работы предприятия, чтобы создать такую систему, которая удовлетворила бы все потребности в автоматизации предприятия. Отметим плюсы таких систем.

Единство. Благодаря ERP-системам не нужно использовать несколько разных программ, достаточно одной, которая будет управлять всеми сферами предприятия, начиная от бухгалтерского учёта и заканчивая поставкой товаров.

Безопасность. Доступ к такой системе всегда ограничен. Никто не сможет проникнуть в неё, не зная специальных кодов и не имея доступа к информации.

Совместимость. Возможность комбинации с CRM-системами, что даёт больший эффект в управлении ресурсами предприятия.

Зачастую ERP системы не покупаются в виде готовых продуктов, а создаются для каждого предприятия в отдельности учитывая специфику его деятельности. Для разработки ERP систем используются такие технологии как Java EE и базы данных Oracle.

Сложности внедрения

Теперь поговорим о недостатках. К сожалению, человеческая природа такова, что мы всегда отвергаем всё новое и сложное для понимания, даже если оно сулит нам какие-либо блага. Так как ERP-системы являются очень сложным программным продуктом, то многие люди довольно неохотно покупают их, и даже делая заказ на создание такой системы, не содействуют его реализации. Более того, многие департаменты отказываются предоставлять информацию, носящую строго конфиденциальный характер, что снижает эффективность работы системы. Немало важную роль играет и персонал, на обучение которого необходимо выделять определённые средства, чего, к сожалению, не происходит. В результате создаваемые ERP-системы нельзя ещё назвать высокоэффективными.

Также стоит обратить внимание, что актуальность данных ERP-системах часто остаётся под вопросом по вышеуказанной причине. Это вызвано тем, что обучение персонала для работы в таких системах стоит очень дорого. Его могут позволить себе лишь крупные компании.

Само внедрение системы также является весьма дорогостоящей процедурой. Настройка ERP-систем может стоить от нескольких десятков тысяч до сотен тысяч долларов. Также стоит отметить, что такие системы зависимы от каждого партнёра, и если будет нарушена работа одного звена, то могут возникнуть проблемы в работе системы в том случае если разработчиками не была заложена возможность модификации системы.

К числу недостатков систем можно также отнести возможную проблему их с предыдущими системами. Однако их всегда можно адаптировать под документооборот предприятия и даже комбинировать со специфическими процессами.

legrand автомат